Apakah anda benar tahu bisnis

Apakah Anda benar-benar memahami apa itu PROSES BISNIS

Definisi proses bisnis (Business Process), benefit bagi para stake-holder perusahaan, langkah-langkah praktis untuk memulai mendesain proses bisnis serta kajian terkait dengan proses bisnis. Disamping itu juga akan dijelaskan tentang Business Process Management(BPM) agar mendapat pemahaman yang lebih mendalam terkait dengan proses bisnis.

Setiap organisasi, baik yang berorientasi profit atau pun bukan, pastinya mempunyai sebuah aturan atau lebih bagaimana aktivitas-aktivitas yang terdapat di organisasi tersebut dijalankan. Aturan tersebut dibuat untuk memastikan bahwa pekerjaan atau tugas dapat diselesaikan dengan baik. Entitas perusahaan adalah salah satu organisasi yang bersifat profit. Tidak peduli apakah perusahaan skala mikro hingga besar, pastilah terdapat aktivitas-aktivitas yang akan mengonversi sebuah masukan (input) menjadi keluaran (output) melalui sebuah proses. Rangkaian aktivitas-aktivitas inilah yang bisa disebut sebagai sebuah proses bisnis. Secara definisi, proses bisnis adalah sekumpulan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang terstruktur untuk menghasilkan sebuah layanan tertentu sesuai dengan tujuan. Untuk memahami secara sederhana, proses bisnis ini dapat dimaknai sebagai sebuah Standard Operating Procedure (SOP). Walaupun seolah-olah mirip, namun demikian, proses bisnis tidaklah sama dengan SOP. Bagi Anda pelaku maupun pengelola sebuah bisnis, tentu saja mempunyai SOP untuk menjalankan operasional perusahaan. Namun, apakah SOP yang ditetapkan perusahaan sudah dijalankan dengan baik ataukah belum? Selanjutnya, apakah perusahaan Anda telah memiliki proses bisnis yang sesuai dengan karakteristik bisnis Anda? Siapa yang wajib mengetahui proses bisnis? Siapa yang seharusnya menjalankan proses bisnis tersebut? Siapa yang berwewenang menilai jalannya proses bisnis? Sepertinya masih banyak lagi deretan pertanyaan yang akan muncul untuk menguji seberapa peduli pengelola bisnis dalam menjalankan roda operasional perusahaan.

Proses bisnis memegang peranan penting dalam perkembangan perusahaan. Sebagai salah satu pilar perusahaan, kualitas proses bisnis akan menentukan bagaimana sebuah layanan atau produk dibuat. Proses bisnis mencerminkan bagaimana perusahaan dikelola, proses bisnis yang buruk tentu saja akan menyebabkan banyak masalah baik langsung maupun tak langsung.

Technology

Peranan teknologi saat ini sangat berpengaruh dalam perkembangan suatu bisnis. Penggunaan teknologi pada perusahaan akan memudahkan karyawan dalam menjalankan proses bisnis sehingga mempercepat tercapainya tujuan perusahaan.

Teknologi dapat berupa tools apapun yang bisa digunakan untuk mengeksekusi proses bisnis, SOP, maupun instruksi kerja lainnya. Tools tersebut bisa berupa teknologi Informasi, peralatan kerja, mesin, alat ukur, dan lain sebagainya.

Penggunaan teknologi haruslah berdampak terhadap efektivitas dan efisiensi kerja baik dalam tataran personal, fungsional, maupun perusahaan secara keseluruhan. Kehadiran teknologi tidak boleh melahirkan permasalahan baru.

Proses Bisnis, SOP, dan Instruksi Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa proses bisnis tidaklah sama dengan SOP walaupun sekilas terlihat identik. Proses bisnis juga berbeda dengan instruksi kerja (Work Instruction). Ketiga istilah tersebut berorientasi kepada pengelolaan aktivitas, perbedaannya terletak pada tingkatan dalam herarki manajemen aktivitas.

Proses Bisnis

Proses bisnis mempunyai perspektif yang lebih luas jika dibandingkan dengan SOP. Proses bisnis berada setingkat di atas SOP dalam tataran manajemen proses. Orientasi proses bisnis adalah bagaimana mengantarkan sebuah business value agar bisa dinikmati oleh pihak terkait terutama pelanggan. Aktivitas pada proses bisnis sering melibatkan antar bagian dalam sebuah perusahaan. Kolaborasi lintas fungsional sangat dituntut agar jalannya proses bisnis bisa berlangsung dengan baik.

Secara umum, biasanya proses bisnis dijabarkan dalam sebuah alur diagram yang mudah dipahami oleh pihak yang terkait. Pemodelan proses bisnis dalam bentuk diagram saat ini sudah terstandarisasi secara internasional, yaitu dengan menggunakan BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation).

Contoh proses bisnis dalam perusahaan misalnya adalah Proses Pengadaan Material. Proses bisnis ini bisa melibatkan dua atau lebih partisipan di departemen yang berbeda serta partner di luar perusahaan, bisa pemasok atau vendor.

SOP

SOP merupakan penjabaran lebih detail dari proses bisnis maupun kebijakan perusahaan. SOP atau biasa disebut dengan prosedur, sifatnya lebih spesifik untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.

Dalam kaitannya dengan proses bisnis, SOP ini bisa disisipkan untuk memperjelas dan memudahkan jalannya eksekusi proses bisnis. Contoh prosedur misalnya Pemeriksaan Ketersediaan Material di gudang yang terdapat di proses bisnis Pengadaan Material.

SOP bisa dideskripsikan dalam bentuk visualisasi diagram maupun narasi. SOP berisi panduan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Panduan dalam SOP bisa juga berisi semacam check list yang mesti dikerjakan.

Instruksi Kerja

Instruksi kerja menjelaskan teknis langkah-langkah bagaimana sebuah tugas dikerjakan secara cukup detail. Instruksi kerja ini pada umumnya dilakukan oleh level individu pada satu bagian saja. Tidak melibatkan pihak lain. 

Benefit Proses Bisnis

Saat ini proses bisnis sudah dianggap sebagai salah satu aset bagi perusahaan. Proses bisnis akan menentukan kemenangan dari sebuah kompetisi bisnis. Proses bisnis dapat menjadi pembeda dengan para kompetitor.

Berikut ini beberapa benefit yang dapat diambil dari implementasi proses bisnis:

1. Perusahaan lebih mudah beradaptasi dan fleksibel terhadap setiap perubahan bisnis.
2. Dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.
3. Menjamin keterbukaan dan transparansi sistem yang akan berpengaruh kepada kepercayaan stakeholder.
4. Berorientasi kepada kepuasan pelanggan.
5. Memastikan bahwa sistem dapat berkembang dan mengalami perbaikan secara terus menerus.
6. Penilaian kinerja secara objektif dan terukur.
7. Memadukan antara kepentingan bisnis dan Teknologi Informasi secara lebih mudah.
8. Mengurangi biaya serta meningkatkan pendapatan perusahaan